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Données relatives aux infractions, condamnations et mesures de sûreté : Les traitements de ces données ne peuvent être mis en oeuvre que par : les juridictions, les autorités publiques et les personnes morales gérant un service public, agissant dans le cadre de leurs attributions légales ; les auxiliaires de justice, pour les stricts besoins de l’exercice des missions qui leur sont confiées par la loi ; les personnes morales mentionnées aux articles L. 321-1 et L. 331-1 du Code de la propriété intellectuelle, agissant au titre des droits dont elles assurent la gestion ou pour le compte des victimes d’atteintes aux droits prévues aux livres 1er, II et III du même Code aux fins d’assurer la défense de ces droits (L. 1978, art. 9).

Donnée de localisation : Toutes les données traitées dans un réseau de communications électroniques indiquant la position géographique de l’équipement terminal d’un utilisateur d’un service de communications électroniques accessible au public. Ces données ne peuvent, en principe, pas être utilisées à des fins autres que l’acheminement de la communication, sauf accord de l’abonné ou pour des motifs de facturation ou de sécurité publique (CPCE, art. L 34-1 IV).

Donnée à caractère personnel sensible : Donnée se rapportant directement ou indirectement aux origines raciales, ethniques ou aux opinions politiques, philosophiques, religieuses, syndicales des personnes, à leur santé ou à leur vie sexuelle.

Dispense de déclaration : La loi permet à la Cnil de définir des dispenses de déclaration parmi les catégories de traitements les plus courants (L .1978, art. 24). La Cnil peut définir, parmi les catégories de traitements les plus courants, ceux qui, compte tenu de leurs finalités, de leurs destinataires ou catégories de destinataires, des données à caractère personnel traitées, de leur durée de conservation et des catégories de personnes concernées, peuvent bénéficier d’une dispense de déclaration. La Cnil a, par exemple, considéré que le traitement de la paie pouvait bénéficier d’une dispense de déclaration ; il en est de même pour la gestion de fichiers de fournisseurs.

Destinataire d’un traitement de données à caractère personnel : Toute personne habilitée à recevoir communication de ces données autre que la personne concernée, le responsable du traitement, le sous-traitant et les personnes qui, en raison de leurs fonctions, sont chargées de traiter les données. Toutefois, les autorités légalement habilitées, dans le cadre d’une mission particulière ou de l’exercice d’un droit de communication, à demander au responsable du traitement de leur communiquer des données à caractère personnel, ne constituent pas des destinataires (L. 1978, art. 3).

Demande manifestement abusive : Possibilité, pour le responsable du traitement, dans le cadre de demandes manifestement abusives, de s’opposer au droit d’accès de la personne concernée, notamment lorsque ces demandes sont nombreuses, lorsqu’elles ont un caractère répétitif ou systématique. En cas de contestation, la charge de la preuve du caractère manifestement abusif des demandes incombe au responsable auprès duquel elles sont adressées (L. 1978, art. 39).

Déclaration ou autorisation unique (procédure de) : Les traitements relevant d’un même organisme et ayant des finalités identiques ou liées entre elles peuvent faire l’objet d’une unique déclaration, d’une demande d’autorisation ou demande d’avis.

Déclaration simplifiée (procédure de) : Formulaire destiné à simplifier l’obligation de déclaration remis à la Cnil et comportant l’engagement, par le responsable du traitement, que le traitement satisfait aux exigences de la loi Informatique et libertés. La Cnil, en application de son pouvoir réglementaire, apprécie si des types de traitements ne sont pas susceptibles de porter atteinte à la vie privée ou aux libertés. Sur de telles considérations, la Cnil établit et publie des normes. Pour les traitements répondant à ces normes, seule une déclaration de conformité à l’une de ces normes est déposée auprès de la Cnil. Cette formalité constitue, de la part du responsable, un engagement à respecter la totalité des prescriptions et des caractéristiques, précisées de manière stricte dans le texte de la norme simplifiée.

Déclaration ordinaire (procédure de) : Formulaire et annexes remis à la Cnil et comportant l’engagement par le responsable du traitement que le traitement satisfait aux exigences de la loi Informatique et libertés.

Déclaration de modification et de suppression : Le déclarant est tenu d’informer la Cnil de tout changement affectant les informations figurant dans les déclarations, demandes d’autorisation et demandes initiales. Lorsque l’examen de la modification fait apparaître la création d’un nouveau traitement, le déclarant doit présenter une nouvelle déclaration, demande d’autorisation ou d’avis. Toute suppression définitive d’un traitement doit également être portée à la connaissance de la Cnil. La déclaration de suppression concerne l’abandon d’un traitement automatisé de données à caractère personnel mais, en aucun cas, lorsqu’il y a simplement archivage des données ou des résultats de raisonnements programmés ou encore expiration du délai légal de conservation du traitement.

Décision : Aucune décision de justice impliquant une appréciation sur le comportement d’une personne ne peut avoir pour fondement un traitement automatisé de données à caractère personnel destiné à évaluer certains aspects de sa personnalité. Aucune autre décision produisant des effets juridiques à l’égard d’une personne ne peut être prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé de données destiné à définir le profil de l’intéressé ou à évaluer certains aspects de sa personnalité. Ne sont pas regardées comme prises sur le seul fondement d’un traitement automatisé les décisions prises dans le cadre de la conclusion ou de l’exécution d’un contrat et pour lesquelles la personne concernée a été mise à même de présenter ses observations, ni celles satisfaisant les demandes de la personne concernée (L. 1978, art. 10).

CRM (Customer relationship management – Gestion de la relation client) : La gestion de la relation client a pour but d’organiser et de planifier les activités avant et après vente. Assurée par une application informatique, elle permet à la fois d’organiser et d’automatiser l’ensemble des relations avec les prospects et clients, comme de constituer des profils clients. La gestion de la relation client est multicanal car elle s’effectue par l’intermédiaire du courrier traditionnel, du courriel, du web, du téléphone, du fax.

Crédit report : Le « crédit report » ou « rapport de renseignement » est un fichier regroupant des informations non seulement sur les crédits mais également sur l’ensemble des avoirs et dettes d’un consommateur et sur des données à caractère personnel le concernant. Il comprend donc des éléments positifs, tels que les éléments d’identification de la personne, employeurs, revenus, logement, informations de nature fiscale, type et historique des crédits et des remboursements, et des éléments négatifs, tels qu’incidents de paiement, autres incidents. Ces fichiers sont alimentés par les informations communiquées par les établissements de crédit, par une réutilisation des données publiques ou à partir des informations communiquées directement par la personne. Le fichier ne peut être consulté que par une personne l’ayant alimenté.

Courrier électronique : Tout message, sous forme de texte, de voix, de son ou d’image, envoyé par un réseau public de communication, stocké sur un serveur du réseau ou dans l’équipement terminal du destinataire, jusqu’à ce que ce dernier le récupère (Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique).

Correspondant presse : Possibilité pour les organismes de presse écrite ou audiovisuelle, depuis la loi du 6 août 2004 modifiant la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (L. 1978, art. 67), de ne pas déclarer les traitements mis en oeuvre à des fins de journalisme, sous la condition qu’ils désignent un correspondant à la protection des données. Cette faculté permet de concilier la liberté de la presse avec la protection de la vie privée. Cette désignation est portée à la connaissance de la Cnil.

Cookie : Un cookie est un ensemble d’informations envoyé par serveur http dans un fichier texte situé sur l’ordinateur client, qui est ensuite automatiquement renvoyé lors de chaque nouvelle connexion à ce serveur http. La technique des cookies repose sur le protocole http, c’est-à-dire le protocole du web. Les informations contenues dans un cookie ne peuvent être lues que par le serveur web qui a initialement envoyé le cookie. Un cookie est rattaché à un nom de domaine et un ensemble d’URL. Ainsi, les serveurs web ne pourront, en aucun cas, lire les cookies envoyés par d’autres serveurs web.

Contrôle sur place : Accès aux membres de la Cnil, ainsi qu’aux agents de ses services habilités, de 6 heures à 21 heures, pour l’exercice de leurs missions, aux lieux, locaux, enceintes, installations ou établissements servant à la mise en œuvre d’un traitement de données à caractère professionnel et qui sont à usage professionnel, à l’exclusion des parties de ceux-ci affectées au domicile privé. Le procureur de la République territorialement compétent en est préalablement informé. En cas d’opposition du responsable des lieux, la visite ne peut se dérouler qu’avec l’autorisation du président du tribunal de grande instance dans le ressort duquel sont situés les locaux à visiter ou du juge délégué par lui (L. 1978, art. 44). Les modalités de ce contrôle sont précisées par le règlement intérieur de la Cnil (Délib. n° 2004-088 du 18 novembre 2004 modification les articles 55 à 62 du règlement intérieur). Une délibération de la Cnil a habilité certains de ses agents à procéder à des vérifications et en donne la liste (Délib. n° 2004-085 du 9 novembre 2004).

Conservation (durée) : Les données à caractère personnel doivent être conservées sous une forme permettant l’identification des personnes concernées, pendant une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées et traitées (L. 1978, art. 6 5°). La Cnil détermine des durées de conservation de référence, dans le cadre de ses dispenses de déclaration et normes simplifiées, qui doivent être respectées pour pouvoir en bénéficier.

Consentement : Toute manifestation de volonté, libre, spécifique et informée par laquelle la personne concernée accepte que des données à caractère personnel la concernant fassent l’objet d’un traitement (Dir. n° 95/46/CE du 24 octobre 1995). Toute manifestation de volonté libre, spécifique et informée par laquelle une personne accepte que des données à caractère personnel la concernant soient utilisées à fin de prospection directe (Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique) correspond au « consentement de la personne concernée » figurant dans la directive 95/46/CE (Dir. n° 2002/58/CE du 12 juillet 2002). Un traitement de données à caractère personnel doit avoir reçu le consentement de la personne concernée ou satisfaire à l’une des conditions suivantes : le respect d’une obligation légale incombant au responsable du traitement ; la sauvegarde la vie de la personne concernée ; l’exécution d’une mission de service public, dont est investi le responsable ou le destinataire du traitement ; l’exécution, soit d’un contrat auquel la personne concernée est partie, soit de mesures pré-contractuelles prises à la demande de celle-ci ; la réalisation de l’intérêt légitime poursuivi par le responsable du traitement ou par le destinataire, sous réserve de ne pas méconnaître l’intérêt ou les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée (L. 1978, art. 7).

Collecte directe : Données à caractère personnel recueillies directement auprès de la personne concernée.

Collecter : Il s’agit de recueillir des données à caractère personnel. Cette collecte peut s’effectuer, notamment, à l’aide de questionnaires ou de formulaires en ligne. Si cette dernière est effectuée à l’insu des personnes, la collecte est alors considérée comme déloyale.

Chat : Application permettant aux internautes de discuter en ligne, en direct et en temps réel. Les messages sont pris instantanément en connaissance et les utilisateurs peuvent ainsi y répondre, grâce à une interface, qui peut être un logiciel ou des sites proposant cette possibilité.

Carte d’identité électronique : Carte comportant une puce électronique intégrant, en outre, des informations, telles que le nom du titulaire, sa photographie, sa signature, ses empreintes digitales. Le ministère de l’Intérieur envisage la mise en place d’une telle carte incorporant des identifiants biométriques.

Biométrie : « La biométrie regroupe l’ensemble des techniques informatiques permettant de reconnaître automatiquement un individu à partir de ses caractéristiques physiques, biologiques, voire comportementales. Les données biométriques sont des données à caractère personnel car elles permettent d’identifier une personne. Elles ont, pour la plupart, la particularité d’être uniques et permanentes (ADN, empreintes digitale, etc.). Elles se rapprochent ainsi de ce qui pourrait être défini comme un « identificateur unique universel » permettant de fait le traçage des individus » (27e rapport d’activité p. 13).