Système d’information Ressources humaines

Depuis septembre 2009, même en l’absence de Cil et de déclaration de fichier de gestion du personnel, les responsables d’un traitement mis en œuvre dans le cadre de l’établissement et du suivi du plan de continuité de l’activité permettant de faire face à un épidémie grippale de grande ampleur ne sont plus tenus d’effectuer de formalités préalables,

Informatique et libertés SI Ressources humaines Vote électronique pour les élections professionnelles La Cnil a fait une recommandation sur le vote électronique pour les élections professionnelles. Elle y précise qu’il s’agit essentiellement du vote dématérialisé par internet et non du vote par téléphone, par machine à voter ou par boîtier. Se faisant, elle donne la liste des garanties à respecter et préconise notamment le scellement et le chiffrement ininterrompu du bulletin jusqu’au dépouillement. Elle rappelle, par ailleurs, que tout système de vote doit faire l’objet d’une déclaration à la Cnil, qui a pour mission de vérifier le respect de sa recommandation, dont elle peut également vérifier le respect par un contrôle sur place. Communiqué Cnil du 30 avril 2009 (Mise en ligne Juin 2009)

Informatique et libertés SI Ressources humaines Le guide pour les employeurs et les salariés est paru ! La Cnil se propose, par la diffusion d’un « guide pour les employeurs et les salariés » (Guide Cnil du 17-11-2008), de parfaire l’information des salariés sur les droits dont ils disposent et de conseiller les employeurs pour une utilisation optimisée des outils et fichiers constitués en matière de gestion des ressources humaines. La loi du 6 janvier 1978 modifiée, dite loi Informatique et libertés, encadre en effet la collecte et le traitement des données à caractère personnel afférentes aux salariés en vue de garantir le respect de leur vie privée et de prévenir toute atteinte aux droits et libertés individuelles. Les employeurs étant susceptibles de voir leur responsabilité, notamment pénale, engagée du fait de l’inobservation des dispositions de la présente loi, la Cnil a souhaité mettre à leur disposition un guide précisant, en une cinquantaine de pages, les conditions de mise en oeuvre des diverses technologies. Il comporte en outre une douzaine de fiches pratiques portant notamment sur le contrôle de l’utilisation d’internet et de la messagerie, la vidéosurveillance sur les lieux de travail, la gestion de la téléphonie, les dispositifs de géolocalisation gsm/gps, l’utilisation de badges ou de la biométrie sur le lieu de travail. Cnil, guide du 17 novembre 2008 (Mise en ligne Novembre 2008)

Informatique et libertés SI Ressources humaines Précisions sur le vote électronique pour l’élection des IRP au comité d’entreprise Le Journal officiel vient de publier un arrêté (1) pris en application du décret du 25 avril 2007 relatif aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués et des représentants du personnel au comité d’entreprise et modifiant le code du travail. Deux articles sont créés : l’article R.423-1-2 pour l’élection des délégués du personnel et l’article R.433-2-2 pour celle des représentants du personnel du CE. Ces deux articles précisent les modalités pratiques de mise en œuvre du vote électronique. La LCEN (2) avait déjà ouvert la voie au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au sein de l’entreprise. (1) Arrêté du 25 avril 2007, JO, 27 avril 2007 (2) L.2004-575 du 21 juin 2004, art. L.423-13 et L.433-9 C. trav Paru dans la JTIT n°65/2007 p.7 (Mise en ligne Juin 2007)

Informatique et libertés SI Ressources humaines Les traitements de gestion du personnel Les traitements de données personnelles effectués dans le cadre des ressources humaines et de gestion du personnel sont des traitement qu’il convient tout particulièrement de surveiller au regard des obligations posées par la loi Informatiques et libertés modifiée en août 2004. En effet, ces traitements revêtent un large périmètre et sont susceptibles de mettre en jeu les principes clés de la loi Informatique. Lors de leur mise en œuvre, il convient de prêter une attention particulière aux conditions de licéité posées par la loi modifiée. A ce titre, la Cnil vient de fournir de nouveaux repères en publiant la norme simplifiée n°46 relative à la gestion des personnels. Cette nouvelle norme facilite les déclarations de traitements là où auparavant il s’avérait nécessaire de réaliser plusieurs déclarations normales. Le recours à la norme simplifiée n°46 implique préalablement de s’assurer que le traitement de données envisagé relève bien du périmètre de la nouvelle norme. Ce périmètre est extrêmement large puisqu’il couvre des finalités de traitements ou fichiers qui vont au-delà de la simple gestion des personnels : mise à disposition des personnels d’outils informatiques, gestion de la messagerie électronique et de l’accès à l’internet/intranet, gestion des autorisations d’accès aux applications et aux réseaux, gestion des carrières et de la formation des personnels, etc. Cependant, sont notamment exclus les traitements permettant un contrôle individuel de l’activités des employés ainsi que les traitements comportant la transmission de données hors Union européenne. Ainsi, les groupes internationaux doivent porter une attention particulière à cette dernière exclusion. La norme n°46 demeure une opportunité de simplification et doit être déployée au cas par cas. Son non-respect pouvant faire encourir un risque pénal, les spécificités de chaque organisme doivent être prises en compte. Délibération 2005-277 du 17 novembre 2005 Délibération 2005-002 du 13 janvier 2005 (Mise en ligne Novembre 2005)

Informatique et libertés SI Ressources humaines Une norme simplifiée étendue pour la gestion du personnel La Cnil a adopté le 13 janvier 2005 une nouvelle norme simplifiée n° 46 pour la gestion du personnel. La norme comporte des limites en excluant notamment tous les traitements permettant un contrôle de l’activité des employés comme la cybersurveillance. Délibération n°2005-002 du 13 janvier 2005 (Mise en ligne Janvier 2005)